理論在庫と実在庫の違いを紹介
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EC運営者がやらなければならない業務の1つに在庫管理があります。
在庫管理をこなすためには、理論在庫と実在庫の違いをしっかり押さえておくことが必要です。

そこで今回は、理論在庫と実在庫とは何かを説明するとともに、この2つの在庫の間に生じるギャップについてまとめてみました。

理論在庫とは?



理論在庫とは、帳簿上の理論的在庫を指し、別名「帳簿在庫」とも呼ばれます。仕入れ伝票、売上報告書、営業報告書などを元にして記録された入出庫情報に基づいて算出されます。

理論在庫があることで、EC運営者は、毎日の商品の仕入れや売上を計算に基づいて計算上在庫にあるべきはずの在庫数を使って、どの商品がどのくらい売れたのか等、在庫高の増減を簡単に参照することができます。理論在庫とはシステム上で管理している在庫数量のことに他なりません。

現在、在庫管理専用のシステムやサービスを利用しているEC運営者も少なくありません。

しかし、利用していない運営者は一般的にExcel等を用いて在庫管理を行っています。Excel等による在庫管理は記述漏れや記述ミスがどうしても起こってしまうため、理論在庫と実在庫の間にギャップが生じる主な原因になってしまいます。

実在庫と理論在庫の間に生じるギャップについては後ほど詳しく説明したいと思います。

実在庫とは?



実在庫とは、一般的には在庫と呼ばれています。理論在庫と区別するために便宜上「実在庫」と呼ばれています。実在庫は要するに在庫のことなので、販売することが可能な商品のことを指します。システム上で管理されている理論在庫とは違い、実在庫は実際に倉庫にある在庫数量のことを指します。

なぜギャップが生じるのか?



さて、先ほども少し触れたように、実在庫と理論在庫の間にはギャップが生じてしまうことがよくあります。ここでは、なぜ2つ在庫の間にギャップが生じてしまうのか、またどうしたらギャップを出来るだけ少なくすることができるのかをまとめてみたいと思います。

実在庫と理論在庫の間にギャップが生じる原因としては、次のような原因が考えられます。

  • 実際の入出庫数と異なる数量を管理表やシステムに記録する(入力ミス)
  • 実際は「受入」がされているのに、何らかの事情で管理表やシステムへの入力作業が遅れている
  • 廃棄や紛失した数量が入力されていない
  • 場所が移動されている etc…

これらはほんの一例になりますが、在庫管理の際には往々にして起こります。
これらの問題を防ぐためには、より素早く、リアルタイムで在庫を把握する必要があります。例えば、頻繁に注文される在庫については、実在庫もまた頻繁にチェックするといった具合です。

また、期末・月末の会計期間にだけ行うだけでなく、他にも期間を設けて実在庫のチェックを怠らないようにし、出来るだけ早く理論在庫と実在庫の差異に気づくようにしましょう。

まとめ



EC運営者にとって在庫管理は避けて通れません。理論在庫や実在庫の違いは在庫管理の初歩中の初歩ですので、必ず押さえておきましょう。

また、在庫管理を行うのが人間である以上、在庫のギャップは必ず発生します。
大切なのは現状把握を頻繁に行い、タイムリーに問題を対処することです。



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