「受注」と「発注」とは？

受注とは、お客様からの注文を受けることであり、その売上データを元にしてお客様へと発送するために処理を行うことです。 対して発注とは、足りなくなった商品を取引先に対して注文することです。 通常の受発注の流れは、受注を受けた商品を出荷し、出荷したことによってなくなった商品を新たに発注する、ということになります。 受注と発注において大切なのは、全ての作業が連携し、ミスなく、最速で行えるかということです。 手作業などで行っている場合には、どうしてもミスや時間がかかりすぎる、様々なデータを人の手で行うことで色々なところにデータが分散してしまう、ということが起こりえます。

受注状況はすぐに反映されますか？

売れて足りなくなってしまった商品は、すぐにでも新たに発注をして補充しなければなりません。 そのためには、受注を受けて、売れたという情報をすばやく在庫に反映されることが大切です。そうすることによって、「商品が足りないから発注をしなければならない」という情報がすぐにデータとして反映され、商品のロス管理を行うことができます。 「すばやく在庫に反映させる」ために必要なことは、受注状況の一元管理です。特に、複数のショッピングモールへ出店している場合や、実店舗とネットショップなどを経営している場合にはその２つの受注状況を一括して管理する仕組みになっていないと、受注状況をすぐに確認することができなくなってしまいます。

適正な在庫管理が必要な理由

売れたものをすぐに在庫へと反映させ、どの商品がどのくらいあるのかを常に最新の情報で把握する、というのが在庫管理になります。そのような在庫管理を適正に行うことが大切な理由は大きく分けると２つあります。

1. 過剰在庫の防止
2. 機会損失の防止

以上の2点です。 在庫の管理が適正にできていないと、過剰な在庫を抱えて売ることができないまま廃棄せざるを得なくなったり、商品価値がなくなったりしてしまいます。倉庫を借りている場合には、必要のない商品に対して保管料を払わなければならない、ということも起こり得るでしょう。 また、受注に見合うだけの在庫が足りない、発注したが間に合わないといった場合には、受注を受けることができずに売上の機会を失うことになってしまいます。 売れるはずの機会を逃さずに売る、というのはとても重要なことです。在庫切れだったり、「入荷待ち」の表示が常に出ているようなショッピングサイトでは、お客様の信用もなくなり、その経営に不安をもつ人もいるかもしれません。在庫管理の仕組みができていないと、売りたくても売れない、ということになってしまいます。 例えば、キャンペーンやイベントを企画した時に、このような在庫管理や受発注の仕組みが整っていれば、多くの受注も問題なく受けることができます。それに伴って商品の発注もスムーズに行うことが可能となり、確実に売上につながるでしょう。

受注・発注に関する大切な３つのポイント

受注と発注を適正に行い、それを売上につなげるために必要なことは以下の３つになります。

1. 受注してから在庫へすぐに数字が反映されること
2. どのショップからの受注も一括管理すること
3. 発注してから商品が納品されるまでの納期を管理すること

円滑な受注・発注業務は、売上に直結する大切な業務です。受注システム、それに連動した在庫管理、発注システムなどが整っていれば、特定の人の力や能力に頼ることなく、誰でもそれを運用することができます。受注から発注までのタイムロスをなくし、その商品がいつ入庫するかを的確に管理するということは、機会損失をしない、すなわち売上を伸ばしていく上では欠かせない業務となるのです。